Alternative pertinente à la Suite Office de Microsoft : édition & coédition

Remplacer la Suite Office Microsoft était chose compliquée il y a encore peu. Parmi les principales difficultés :

  • le manque de compatibilité entre les divers formats des fichiers Office (doc, odt, xls, ods, odp…), qui contraignait significativement les utilisateurs
  • les habitudes des utilisateurs, massivement inspirées par l'ergonomie des outils Microsoft, compliquaient la gestion du changement
  • de nombreuses fonctionnalités disponibles dans la Suite Office Microsoft ne l'étaient pas toujours dans les alternatives disponibles, ou plus difficiles d'accès

A noter que le reproche le plus fréquent semble être celui du manque de compatibilité entre les formats et les clients Office, qui rendait le passage d'un outil à l'autre extrêmement difficile, voir impossible.

Pourquoi une alternative à Office de Microsoft ?

    Diverses raisons poussent les DSI à chercher une alternative à la Suite Office de Microsoft, mais toujours sous conditions de limiter l'impacte du changement sur les utilisateurs. Les principaux objectifs de la mise en place d'une alternative à MS Office sont : 

    • réduction des coûts des licences Office
    • plus d'indépendance vis à vis des conditions imposées par les grands éditeurs
    • meilleure maîtrise de ses données avec des solutions souveraines et/ou en hébergeant "Onpremise" plutôt que dans le Cloud de Microsoft, notamment dans le cas d'Office365 et du Cloud Act

    Concernant le besoin d'indépendance et de souveraineté, le Cigref a publié "L'Open-source, une alternative aux Grands Fournisseurs" (Décembre 2018). Version en anglais : "Open source, an alternative to major IT providers"

    Le choix de CEO-Vision pour GoFAST : la Suite Collaborative OnlyOffice

      La technologie et les standards ayant évolués, aujourd’hui des Suites Office bien plus compatibles existent pour atteindre plus facilement ces objectifs de liberté de choix et de maîtrise des données. Avec le besoin de plus de transversalité et la possibilité de coéditer les fichiers Office, les pratiques elles aussi évoluent vers beaucoup plus de collaboratif. 

      Après de nombreux tests, CEO-Vision avait fait le choix en 2017, d’intégrer la Suite Collaborative OnlyOffice à la plateforme GoFAST (en v3.0). Le choix a été motivé par : 

      • le client full-web (rien à installer sur les PC)
      • la bonne compatibilité avec les fichiers MS Office (docx, xlsx, pptx)
      • une ergonomie très proche des Suite MS Office
      • la coédition simultanée des fichier Office,
      • le suivi des modifications 
      • les formats standard "docx", "xlsx", "pptx"
      • la disponibilité de fonctionnalités essentielles (les clients Office "full-web" ne disposent pas encore de toutes les fonctionnalités présentes dans les clients lourds, y compris Office365)
      • technologie Open Source
      • l’existence des clients lourds, avec l'objectif de pouvoir à terme garantir leur fonctionnement via la fonctionnalité "éditer en ligne" de GoFAST (déjà disponible pour MS Office et LibreOffice)

      L'intégration d'OnlyOffice à GoFAST a été fortement poussée par les clients-utilisateurs (démarche d'évolution de GoFAST) et est aujourd'hui largement utilisée. 

      Pour aller plus loin, c'est à dire offrir encore plus de liberté de choix, CEO-Vision a entamé une série de tests sur les client lourds d'OnlyOffice.

      L'édition des documents avec les clients lourds OnlyOffice depuis GoFAST permettrait de répondre à certaines demandes : pouvoir éditer via un lient lourd et non dans le navigateur web, apposer un verrou sur le document qui empêche la coédition, disposer de certaines fonctionnalités non prise en charge par un client léger. 

      Encore une fois, l'édition en ligne depuis GoFAST est disponible pour les clients lourds MS Office et LibreOffice depuis les premières version de la plateforme de GED Collaborative. Il s'agit donc ici, de proposer aux utilisateurs une nouvelles alternative.