Rex : La ville de Rillieux-la-Pape supprime son serveur de fichiers et opte pour une GED collaborative

“Grâce à la GED collaborative GoFAST, nous constatons une amélioration de la fiabilité des documents, en éliminant les doublons et permettant aux métiers de travailler sur la même base. Les échanges d’emails ont considérablement baissé, ce qui est apprécié par les utilisateurs.”

 

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Rillieux-la-Pape

Rillieux-la-Pape est une commune de la Métropole de Lyon (69) qui compte près de 30 000 habitants et 600 agents. La mairie a notamment pour mission d’accompagner ses équipes dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail pour plus d’efficacité et de qualité de service rendue aux citoyens.

De nouveaux outils pour de nouvelles méthodes de travail

La mairie s’était donné pour priorité de diminuer les échanges de documents par email,
d’optimiser la gestion du partage d’informations et la collaboration entre les services, grâce à
la mise en place d’un nouvel outil de GED. La DSI a donc eu pour mission de rechercher un
nouveau logiciel.

Objectif n°1 : supprimer le serveur de fichiers classique

Le principal objectif de la municipalité était de fiabiliser et tracer les documents, à la fois internes et externes, et de supprimer le serveur de fichiers en place. Les échanges de documents se faisaient principalement par email, entraînant donc des problèmes de versions et de doublons.

Objectif n°2 : disposer d’une solution collaborative unique

La mairie avait également besoin d’une solution permettant de stocker le même document sur plusieurs emplacements pour que les différents services puissent collaborer plus facilement à partir de la même version du document, avec une fonctionnalité de recherche poussée.

Choix GoFAST : fonctionnalités, open source et ergonomie

La solution GoFAST a été retenue pour ce projet grâce à son ergonomie, ses fonctionnalités, l’hébergement proposé, ainsi que l’utilisation de technologies open source qui s’inscrivent dans le plan de digitalisation poussé par le gouvernement. Aujourd’hui, plus de 75 groupes de travail interservices l’utilisent au quotidien.

 

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