Les projets de reprise des données depuis une GED ou SharePoint sont
souvent complexes. S'appuyer sur l'expertise de CEO-Vision assure le succès
de votre projet de migration vers GoFAST Digital Workplace GED.
Les besoins des métiers ont beaucoup évolués ses dernières années, surtout avec la crise Covid. Les GED ne sont pas assez collaboratives et les solutions comme SharePoint ne sont pas assez GED...
A cela s'ajoutent des contraintes réglementaires liées à la souveraineté et la sécurité des données. De plus en plus d'organisations lancent alors des projets de migration vers des solutions innovantes, qui arrivent à répondre à l'ensemble de ces problématiques.
Gérer les documents d'un côté et promouvoir le travail collaboratif de l'autre est un non-sens !
Avec GoFAST Digital Workplace GED, vous passez d'une GED de stockage à un environnement de travail complet, capable de traiter les documents du modèle à la e-signature, au bureau, en mobilité ou en télétravail. L'objectif étant de d'économiser le temps précieux des utilisateurs avec, zéro doublon, zéro erreur de version, zéro perte d'information et zéro délai dépassé.
Les principales raisons de migrer vers GoFAST Digital Workplace GED sont :
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Mettre en place un environnement de travail cohérent et unifié, plutôt que des outils en silos
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Réduire les coûts et ne plus subir les changements, parfois brusques, des politiques tarifaires
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Être conforme avec la circulaire "Cloud au Centre" pour garantir la souveraineté de ses données
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Passer à une technologie Open Source, perenne, standardisée, interopérable et auditable
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Toujours partir des problématiques métiers et aider les Directions à correctement exprimer leurs besoins
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Jamais lister "bêtement" des fonctionnalités, mais formaliser les cas d'usages et les processus ciblés
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S'assurer que la GED Collaborative repend au cahier des charges, en priorisant et en acceptant des compromis
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Vérifier les possibilité d'intégration dans son SI et les contraintes de conformité (RGPD, non soumis au Cloud-Act...)
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Opter pour une offre commerciale qui couvre les services nécessaires de maintenance, sécurité, évolution, support...
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Auditer la GED / SharePoint pour connaître la base documentaire à reprendre (volumétries, métadonnées, droits d'accès...)
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Communiquer sur le projet auprès des métiers
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Impliquer les métiers dans la définition des critères de tri avant migration et leurs contraintes
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Accepter des compromis pour éviter un projet impossible à mener
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Valider la méthodologie, réaliser des tests de migration et estimer le temps totale nécessaire
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Former les utilisateurs référents et diffuser la documentation utilisateurs
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Réaliser la migration et passer en lecture seule l'ancien entrepôt documentaire
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Analyser les KPI et diagnostiquer la gestion changement
Découvrez comment la ville de Rillieux-la-Pape à remplacé son serveur de fichier par GoFAST