Ville de Rillieux-la-Pape

Principaux objectifs du projet :

  • Remplacer le serveur de fichiers pour réduire les erreurs et optimiser la gestion documentaire
  • Centraliser les documents sur une unique plateforme et sécuriser les données
  • Mettre en place une structuration des fichiers commune à l’ensemble de la collectivité permettant de gérer "la vie des Services" et les activités partagées
  • Renforcer le travail collaboratif et transversale (en particulier pour les projets)
  • Diminuer significativement le nombre de mails et pièces jointes

Ces objectifs globaux et ambitieux avaient été validés en fin d’année 2019 et donc, avant le début de la crise de la Covid-19. La plateforme de GED et Digital Workplace GoFAST avait été installée en début 2020.

    Les besoins et usages de la Mairie sont centrés sur :

    • Travailler sur un document à plusieurs, gérer l'évolution du document de travail vers sa version finale PDF de publication, avec des collègues en interne et des partenaires externes (exemple : dossier ANRU - Agence nationale pour la Rénovation Urbaine)
    • Dématérialiser le processus de délibération, de la création du document, jusqu’à la publication sur l'intranet et recherche rapide du document en interne
    • Intégrer la gestion des documents avec un parapheur électronique (i-Parapheur), afin de maîtriser les étapes des processus métiers de la création à la signature
    • Recherche avancée pour trouver un document dans l’arborescence et transmission du lien à un autre agent
    • Gérer des contacts extérieurs et leur accès aux documents
    • Suivre le cycle de vie des documents électroniques de leur création à leur suppression et limiter les doublons (dont : devis, BDC, factures, budgets, ppi, rh, notes administratives, marchés publics, délibérations, recrutement, etc.)
    • Rendre l’utilisateur maître du partage de ses documents en interne et en externe
    • Création de groupe de discussion dans le chat (IM)
    • Planifier des instances de Commission des Elus (agenda, délibérations, web-conférence)

    La crise de la Covid-19 et le confinement forcé étant survenus en plein démarrage projet et de la gestion du changement, des objectifs de télétravail et de migrations importantes des bases documentaires ont été ajoutés au projet bien plus vite que prévu. Ainsi, la Mairie a réussi à très rapidement répondre aux problématiques d'accès sécurisés aux documents de travail et de maintien de l'activité de ses agents, grâce à GoFAST Digital Workplace. Les accès aux Espaces Collaboratifs de la plateforme sont possibles à la fois via le Bureau à Distance de la Mairie (qui rassemble divers outils), mais également via une simple connexion Internet en https (afin de vérifier la sécurité, un audit a été réalisé).

    Grandes phases du démarrage projet et Gestion du Changement :

    • Phase pilote (janvier à mai) : centrée sur les Services pilotes avec deux dimensions, la partie administrative et un projet/processus central,
    • Phase d'extension (mai à septembre) : déploiement à d’autres Services/Directions,
    • Phase de généralisation (septembre à décembre) : mise en place pour l’ensemble des Services/Directions, avec partage des arborescences communes et travail sur les arborescences métiers.

    Transformation Digitale autour d'une solution Souveraine et Open Source :

    Ce projet est un exemple parlant de comment repenser son SI et les méthodes de travail pour aller vers plus de collaboratif tout en relevant le niveau de sécurité pour ses données.

    Le choix de la plateforme de GED Collaborative GoFAST permet à la mairie de Rillieux-la-Pape d’éviter le déploiement de certaines solutions propriétaires et/ou "GAFAM", se protégeant ainsi du Cloud Act et des politiques tarifaires des grands éditeurs.

    Le fait de travailler avec un éditeur souverain procure d’importants avantages : proximité, meilleure compréhension des problématiques métiers, cohérence avec les discours politiques pour la promotion des startups et PME françaises plutôt que des GAFAM, et la maîtrise de ses données. 

    Rillieux-la-Pape est située au Nord Est de l’agglomération lyonnaise, en bordure du département du Rhône dont elle fait partie. C’est l’une des 59 communes qui composent la Métropole de Lyon. 

    Née de la fusion de Rillieux et de Crépieux-la-Pape le 15 décembre 1972, la commune a été d’abord rurale. Influencée par la Dombes comme en témoignent les anciennes fermes aux galeries caractéristiques de la région des mille étangs, Rillieux a été rattachée au Rhône et s’est tournée vers l’agglomération lyonnaise en pleine expansion.

    Elle a connu l’âge d’or de la croissance et des grands groupes français qui embauchaient des centaines d’habitants : Majorette, Feudor, le siège du Crédit Lyonnais.

    Rillieux s’est agrandie soudainement sous l’effet de l’explosion démographique des années 60. La ville se caractérise d’ailleurs par l’histoire de sa construction et sa topographie : entre les deux villages de Crépieux et Rillieux s’étend la Ville nouvelle.

    L’une des spécificités de la ville est l’importance de ses zones agricoles : 300 hectares de terrains cultivés. Elle bénéficie également d’un cadre privilégié avec de nombreux espaces vierges pour s’évader. Des berges du Rhône au parc de Sermenaz en passant par le ruisseau du Ravin et l’île de Crépieux Charmy, Rillieux-la-Pape abrite une faune et une flore d’un patrimoine écologique exceptionnel.

    Depuis 2014, la ville entame une profonde mutation en menant un programme de rénovation urbaine ambitieux qui vise la mixité sociale et le développement économique.

    Lors du dernier recensement en 2014, la ville comptait 30 008 habitants. D’ici 2019, 5 000 Rilliards supplémentaires devraient s’installer sur la commune.