Témoignages GoFAST

CEO-Vision a su associer quelques-unes des meilleurs briques Open Source et ainsi fournir la solution GoFAST. Cette dernière conjuguée à l’efficacité et au sens du service de ses équipes, nous permet d’aborder un des volets de la transformation digitale en toute sérénité.

La plateforme GoFAST nous permet de gérer notre documentation qualité dans le respect des processus interne. Au-delà de notre propre certification, l’outil nous permet également d’optimiser une partie de notre processus de certification clients.

Connaître et définir ses processus est une première phase clef, mais il est aujourd'hui indispensable d’offrir aux agents des outils capables de dématérialiser nos processus, afin de garantir le respect de la création d’un document depuis un modèle, jusqu'à la validation et la publication finale.

Sur le plan documentaire, la solution vient notamment remplacer les serveurs de fichiers. Avec ces derniers, outre la difficulté de paramétrer des droits d’accès, le taux de duplication de l’information était de 4 ou 5, voire plus. Les arborescences se multipliaient, la gestion de version des documents était impossible. Il y avait une profusion d’informations, mais une perte globale de connaissance. L’approche très intégrée proposée par CEO-Vision nous a séduits, comme l’engagement de résultat sur ces outils open source. Dès que l’information a vocation à être capitalisée et partagée, ou qu’elle est confidentielle, l’usage de GoFast s’impose.

Tirer pleinement bénéfice d’une GED collaborative suppose surtout de changer les pratiques de travail. Cela demande du temps, de l’énergie et des moyens.

Il faut prendre le temps de réfléchir sur l’organisation du travail, le partage des informations et la façon de collaborer. Avoir un prestataire à taille humaine nous a permis de bénéficier d’une forte capacité d’écoute de sa part. Cela constitue un gage de réussite.

À terme, la solution devrait également faciliter le partage de documents issus d’applicatifs métier. Ceux-ci embarquent de plus en plus des fonctions de GED, pour des pièces justificatives par exemple. Nous allons développer des connections entre GoFast et ces applicatifs, plutôt que d’utiliser leurs propres GED.
 

Grâce à la solution GoFAST, nous mettons beaucoup moins de temps à rédiger les documents et cela simplifie grandement les échanges et le travail collaboratif. 

CEO-Vision a formé une partie des utilisateurs, puis nous avons pris le relais. Des ateliers ont aussi été organisés sur des thèmes prédéfinis, les workflows par exemple, pour comprendre les besoins métiers.

Nous observons des gains de temps et de volumétrie importants. Nous utilisons moins d’espace de stockage, surtout sur la messagerie.

Une centaine de collaborateurs testent la solution actuellement, pour un objectif de 400 personnes début 2021. D’ici deux ans, nous pourrions ainsi être 3 000 à utiliser GoFAST.
 

GoFAST est comparable au transport collectif (Airbus A350, TGV) et la suite Office365 à une voiture individuelle : les solutions comme Office365 ou Google-Workspace outillent des utilisateurs, alors qu’avec GoFAST vous outillez des processus collectifs.

L’objectif recherché consiste à proposer un espace numérique collaboratif intégré/unifié, qui facilite et sécurise notre gestion documentaire, tout en répondant aux multiples attentes fonctionnelles. GoFAST vient donc ici en complément à la bureautique MS Office, mais nous pouvons envisager des économies en pratiquant OnlyOffice sur certains usages. 

L’autre raison est la gestion intégrée de multiples outils avec GoFAST, plutôt qu’une juxtaposition d’outils.

A ce stade il n'est pas possible de tuer l’email , car trop institutionnalisé (acteurs gouvernementaux et sociaux, opérateurs, commerces en ligne, etc.), il sert de réceptacle de notifications de nos applications et il caractérise encore et surtout l’usage individuel et mobile. Cependant, il est possible d’en réduire le volume et la duplication des fichiers (éviter les pièces-jointes dans les emails et les doublons dans les répertoires).

GoFAST est une solution qui intègre, mieux qui offre une visibilité sur les composantes fonctionnelles qui structurent notre activité documentaire et bureautico-collaborative.

Nous utilisons toujours plus la solution GoFAST avec grande satisfaction ; Nous sommes tous en télétravail depuis mi-mars 2020 et nous ne rencontrons aucune difficulté.

Comme pour tout changement, l’adoption de GoFAST a demandé à chacun de modifier ses habitudes, mais rapidement l’utilisation de la plateforme - très fiable - a remporté l’adhésion de tous.

Les performances de GoFAST font que nous l’utilisons chaque mois un peu plus et nous ne manquerons pas d’en promouvoir l’utilisation dans notre réseau.

C’est aujourd’hui en période de confinement, que nous en mesurons toute l’importance dans le maintien de nos process même dans cette nouvelle organisation "tout à distance".

GoFAST a révolutionné la manière de travailler à Enabel et surtout de collaborer à l’ère du numérique, grâce notamment à ses applications qui permettent de gérer des milliers de documents sur une seule et même plateforme ; de les modifier en ligne et instantanément, même à plusieurs utilisateurs en simultané ; et ainsi rendre accessible à des versions toujours à jour, consultables par des centaines de personnes à travers le monde.

Plus besoin de travailler avec des dizaines d’emails et pièces-jointes, ni de jongler avec les différentes versions.

Surtout, vous avez accès aux documents où que vous soyez, avec une simple connection internet.

Le "Multifiling" permet également de toucher plus de collègues, qui peuvent trouver les mêmes documents à différents endroits sur la plateforme ; ce qui permet également une plus grande accessibilité et transparence par rapport à l’information dans l'Organisation.

Etant une agence internationale qui travaille aussi beaucoup avec des partenaires externes ou des consultants; le fait que GoFAST permette à des personnes externes d’avoir un compte et accès aux documents partagés, facilite grandement la collaboration et le partage d’information/documents de travail avec nos partenaires. On gagne du temps !

On se familiarise rapidement avec l’outil car on peut gérer les documents de différentes manières ; tout le monde peut s’y retrouver selon ses habitudes : explorateur de fichiers, raccourcis d’arborescence, moteur de recherche, lecteur réseau... Il y a différentes manières d'atteindre les fonctionnalités.

Enfin, CEO Vision est à l’écoute de ses utilisateurs et fait continuellement évoluer la plateforme pour l’adapter aux besoins et à l’évolution de l’ère numérique.

Outre le fait que la solution GoFAST est tout simplement géniale, j'apprécie particulièrement aussi la collaboration avec l'équipe CEO-Vision qui s'est toujours montrée très réactive et à l'écoute des besoins spécifiques de notre organisation.

Samira avait partagé ce témoignage lorsqu'elle était "Head of Organizational Development & Digital transition Lab" à l'Agence Fédéral Belge Enabel. 

Le choix de l’Open Source n’a pas été seulement un choix politique mais aussi économique, car les solutions propriétaires des grands éditeurs sont trop chers quand le nombre d’utilisateurs est grand.

Au final, les standards lissent la complexité et permettent l’interopérabilité. Avec GoFAST, nous avons le meilleur des deux mondes !