Grâce à la solution GoFAST, nous mettons beaucoup moins de temps à rédiger les documents et cela simplifie grandement les échanges et le travail collaboratif.
CEO-Vision a formé une partie des utilisateurs, puis nous avons pris le relais. Des ateliers ont aussi été organisés sur des thèmes prédéfinis, les workflows par exemple, pour comprendre les besoins métiers.
Nous observons des gains de temps et de volumétrie importants. Nous utilisons moins d’espace de stockage, surtout sur la messagerie.
Une centaine de collaborateurs testent la solution actuellement, pour un objectif de 400 personnes début 2021. D’ici deux ans, nous pourrions ainsi être 3 000 à utiliser GoFAST.
GoFAST Digital Workplace...
Chef de Projet, Innovation Systèmes d’Information et Usages Numériques @ Département de la Haute-Savoie (74)
Directeur des Systèmes d'Information @ Ville de Noisy-le-Grand
GoFAST est comparable au transport collectif (Airbus A350, TGV) et la suite Office365 à une voiture individuelle : les solutions comme Office365 ou Google-Workspace outillent des utilisateurs, alors qu’avec GoFAST vous outillez des processus collectifs.
L’objectif recherché consiste à proposer un espace numérique collaboratif intégré/unifié, qui facilite et sécurise notre gestion documentaire, tout en répondant aux multiples attentes fonctionnelles. GoFAST vient donc ici en complément à la bureautique MS Office, mais nous pouvons envisager des économies en pratiquant OnlyOffice sur certains usages.
L’autre raison est la gestion intégrée de multiples outils avec GoFAST, plutôt qu’une juxtaposition d’outils.
A ce stade il n'est pas possible de tuer l’email , car trop institutionnalisé (acteurs gouvernementaux et sociaux, opérateurs, commerces en ligne, etc.), il sert de réceptacle de notifications de nos applications et il caractérise encore et surtout l’usage individuel et mobile. Cependant, il est possible d’en réduire le volume et la duplication des fichiers (éviter les pièces-jointes dans les emails et les doublons dans les répertoires).
GoFAST est une solution qui intègre, mieux qui offre une visibilité sur les composantes fonctionnelles qui structurent notre activité documentaire et bureautico-collaborative.
Directeur des systèmes d’information et des usages numériques
@ Région Occitanie
Sur le plan documentaire, la solution vient notamment remplacer les serveurs de fichiers. Avec ces derniers, outre la difficulté de paramétrer des droits d’accès, le taux de duplication de l’information était de 4 ou 5, voire plus. Les arborescences se multipliaient, la gestion de version des documents était impossible. Il y avait une profusion d’informations, mais une perte globale de connaissance. L’approche très intégrée proposée par CEO-Vision nous a séduits, comme l’engagement de résultat sur ces outils open source. Dès que l’information a vocation à être capitalisée et partagée, ou qu’elle est confidentielle, l’usage de GoFast s’impose.
Tirer pleinement bénéfice d’une GED collaborative suppose surtout de changer les pratiques de travail. Cela demande du temps, de l’énergie et des moyens.
Il faut prendre le temps de réfléchir sur l’organisation du travail, le partage des informations et la façon de collaborer. Avoir un prestataire à taille humaine nous a permis de bénéficier d’une forte capacité d’écoute de sa part. Cela constitue un gage de réussite.
À terme, la solution devrait également faciliter le partage de documents issus d’applicatifs métier. Ceux-ci embarquent de plus en plus des fonctions de GED, pour des pièces justificatives par exemple. Nous allons développer des connections entre GoFast et ces applicatifs, plutôt que d’utiliser leurs propres GED.
Directeur et Fondateur
@ Cabinet CREACT'UP, Audit-Conseil-Formation
Nous utilisons toujours plus la solution GoFAST avec grande satisfaction ; Nous sommes tous en télétravail depuis mi-mars 2020 et nous ne rencontrons aucune difficulté.
Comme pour tout changement, l’adoption de GoFAST a demandé à chacun de modifier ses habitudes, mais rapidement l’utilisation de la plateforme - très fiable - a remporté l’adhésion de tous.
Les performances de GoFAST font que nous l’utilisons chaque mois un peu plus et nous ne manquerons pas d’en promouvoir l’utilisation dans notre réseau.
C’est aujourd’hui en période de confinement, que nous en mesurons toute l’importance dans le maintien de nos process même dans cette nouvelle organisation "tout à distance".
Ingénieur informatique
@ LNE, Laboratoire National de métrologie et d'Essais
CEO-Vision a su associer quelques-unes des meilleurs briques Open Source et ainsi fournir la solution GoFAST. Cette dernière conjuguée à l’efficacité et au sens du service de ses équipes, nous permet d’aborder un des volets de la transformation digitale en toute sérénité.
La plateforme GoFAST nous permet de gérer notre documentation qualité dans le respect des processus interne. Au-delà de notre propre certification, l’outil nous permet également d’optimiser une partie de notre processus de certification clients.
Connaître et définir ses processus est une première phase clef, mais il est aujourd'hui indispensable d’offrir aux agents des outils capables de dématérialiser nos processus, afin de garantir le respect de la création d’un document depuis un modèle, jusqu'à la validation et la publication finale.
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