Dans la plupart des organisations, des documents créés il y a dix ou quinze ans sont toujours là, en ligne, indexés et accessibles, alors que leur durée légale de conservation est dépassée depuis longtemps.
C’est que la Durée d’Utilité Administrative consignée dans un tableau de gestion n’a jamais éliminé un document. Pour être réellement appliquée, elle doit être portée par la plateforme elle-même.
C’est ici qu’intervient GoFAST, qui industrialise la chaîne complète : durée d’utilité courante, pré-archivage automatique, échéance de DUA, notification des archivistes, salle de tri et sort final.
Pourquoi la DUA doit être portée par la plateforme
Le constat est partagé par la plupart des organisations publiques et des ETI : les tableaux de gestion existent, les durées de conservation sont documentées, mais leur application reste manuelle, donc partielle.
Résultat : des serveurs de fichiers et des GED qui accumulent indéfiniment des documents dont la durée légale de conservation est dépassée depuis des années. Un risque de conformité au titre du principe de limitation de la conservation, un risque juridique en cas de contentieux, et un coût de stockage qui progresse sans justification métier.
Pour que la gestion du cycle de vie soit réellement appliquée, elle doit être prise en charge par la plateforme, et non reposer sur la discipline des utilisateurs. C’est le principe retenu dans GoFAST : les règles sont paramétrées une fois dans l’interface d’administration, puis appliquées automatiquement à l’ensemble du patrimoine documentaire.
Deux durées enchaînées : DUC puis DUA
GoFAST enchaîne deux durées de manière séquentielle, et non en parallèle. Cet enchaînement correspond à la logique archivistique réelle : un document n’entre en durée d’utilité administrative qu’une fois sa vie courante achevée.
| Étape | Déclencheur | Effet dans GoFAST |
|---|---|---|
| DUC – Durée d’Utilité Courante | Démarre ou redémarre à la dernière modification du document | Le document reste en usage actif, modifiable et collaboratif |
| Fin de DUC | Échéance atteinte | Passage automatique à l’état « pré-archivé » : le document devient non modifiable, en lecture seule côté interface comme côté GED Alfresco |
| DUA – Durée d’Utilité Administrative | Démarre dès le passage en pré-archivé | Le document est conservé pour ses besoins administratifs et juridiques, sans possibilité de modification |
| Fin de DUA | Échéance atteinte | Notification automatique des archivistes pour tri, avec indication du sort final |
| Sort final | Décision de l’archiviste | Versement vers un SAE pour archivage à valeur probante, ou élimination |
Ce que la plateforme fait aujourd’hui
Paramétrage par catégorie de document. Facture, compte rendu, devis, contrat... chaque catégorie porte sa durée et son sort final, configurés dans l’interface d’administration par le profil habilité. Aucune saisie individuelle n’est requise : classer un document suffit à lui appliquer sa règle de conservation.
Pré-archivage et verrouillage. Le passage à l’état pré-archivé déclenche le décompte de la DUA et gèle le contenu du document.
Notification des archivistes. À l’échéance, une liste prédéfinie de responsables est alertée pour vérifier le sort final et exécuter les actions attendues.
Sort final explicite. Pour tri, à conserver ou verser, pour élimination.
GoFAST n’est pas un SAE, et c’est délibéré
La distinction mérite d’être posée clairement, car elle est régulièrement source de confusion dans les projets. GoFAST prend en charge le cycle de vie documentaire jusqu’à la décision de sort final : gestion des durées, pré-archivage, tri, traçabilité. L’archivage à valeur probante au sens légal relève d’un Système d’Archivage Électronique dédié.
GoFAST se positionne donc en amont du SAE, dans la logique d’une chaîne d’archivage à deux étages. Les documents dont le sort final est la conservation définitive sont identifiés, tracés et préparés en vue de leur versement, avec le bordereau de versement correspondant. L’interconnexion avec le SAE cible relève ensuite du périmètre projet : elle peut s’appuyer sur les standards d’échange du monde de l’archivage et sur des hubs de type Pastell, largement déployés dans la sphère publique française.
À l’inverse, un document dont le sort final est l’élimination n’a aucune raison d’être versé dans un SAE pour y être détruit ensuite. GoFAST fournit donc les éléments nécessaires à l’établissement du bordereau d’élimination : liste des documents concernés, catégorie, date de fin de DUA et sort final, exportables depuis la salle de tri. Le bordereau est produit manuellement par l’archiviste à partir de ces éléments, sa génération automatique n’étant pas assurée à ce stade. La traçabilité archivistique est ainsi maintenue sans détour technique inutile par un SAE.
Des évolutions co-construites avec les clients
La trajectoire de la fonctionnalité ne sort pas d’un laboratoire. Elle a été travaillée avec les clients GoFAST au fil de deux ateliers dédiés à la DUA, complétés par des échanges réguliers et des sessions de tests, réunissant archivistes, DSI et responsables de la gouvernance documentaire. Quatre besoins en sont ressortis : automatiser le passage à l’état pré-archivé, permettre la validation du sort final en masse, ouvrir cette validation aux utilisateurs métier, et étendre le dispositif au-delà du document unitaire.
Extension aux répertoires et aux espaces collaboratifs. Le même mécanisme s’applique aux trois niveaux de contenu : le document, le répertoire et l’espace collaboratif. Les répertoires reçoivent leurs propres métadonnées et sont indexés, chaque niveau porte sa catégorie, sa durée et son sort final, et bascule automatiquement en pré-archivé à l’échéance. Une réponse directe à la prolifération de répertoires et d’espaces dormants que constatent la plupart des DSI.
Salle de tri dans la recherche avancée. Filtres sur la date de fin de DUA et sur le sort final, colonnes triables reprises dans l’export, multi-sélection et actions en masse pour l’élimination ou le versement en SAE. L’archiviste dispose enfin d’un poste de travail, et non d’une simple liste de liens.
Refonte de la notification. Regroupement par espace collaboratif, indication systématique du sort final, et lien direct vers la recherche avancée pré-filtrée sur les DUA échues. Une fréquence d’envoi paramétrable, jusqu’à la campagne annuelle, figure par ailleurs parmi les demandes exprimées par les organisations qui organisent leur tri par vagues.
Profil ARDP. Point d’attention souvent négligé dans les projets d’archivage, la question des habilitations. GoFAST reste fidèle à son principe de base : en aucun cas un rôle ou un profil n’a accès à tous les contenus de la plateforme. Plutôt que de créer un rôle d’archiviste omniscient, la plateforme s’appuie sur un profil dédié, le profil ARDP, dont l’accès est limité aux documents ayant atteint ou dépassé leur date de fin de DUA. Il s’adresse aux fonctions de gouvernance documentaire et de conformité, archivistes, DPO et RSSI, qui doivent instruire le tri sans accéder pour autant au contenu vivant des espaces collaboratifs. Le tri devient possible sans ouvrir une brèche dans la confidentialité des espaces.
Ce que cela change pour les DSI, les archivistes et les DPO
Maîtrise de la volumétrie. Les documents sortent du périmètre actif au terme de leur durée d’utilité, ce qui contient la croissance du stockage et les coûts associés.
Conformité démontrable. Les durées de conservation ne sont plus déclaratives, elles sont appliquées, datées et traçables.
Gouvernance partagée. Archivistes, DPO et RSSI disposent d’un outil de travail commun, sans dérogation aux règles de confidentialité.
Une gestion du cycle de vie nativement intégrée. La DUA et le sort final sont traités par la plateforme, sans développement spécifique, et s’articulent avec la stratégie d’archivage de l’organisation.
Conclusion
Une DUA n’a de valeur que si elle est appliquée. Tant que la règle reste dans un tableau de gestion et son exécution à la charge des utilisateurs, le patrimoine documentaire continue de croître et le risque de conformité avec lui.
GoFAST déplace la règle dans la plateforme : la durée court seule, le document se verrouille seul, l’archiviste est alerté à l’échéance et dispose d’un véritable poste de travail pour instruire le tri, sans que personne n’obtienne un accès global aux contenus. La décision de sort final reste humaine, l’archivage à valeur probante reste au SAE, mais tout ce qui précède est enfin automatisé.
La gestion de la DUA fait partie du socle fonctionnel GoFAST, disponible en On-Premise comme en SaaS dédié souverain. Les évolutions présentées ici s’inscrivent dans la trajectoire produit de la version 4.6.
Vous souhaitez confronter votre tableau de gestion à la gestion du cycle de vie documentaire de GoFAST ? Contactez l'équipe GoFAST pour une démonstration.