L'obsolète serveur de fichiers a fait son temps et n'a jamais permis un travail collaboratif efficace...
Il est temps de passer à un Digital Workplace basé sur une véritable GED !
Le bazar du serveur de fichiers...
- Doublons de fichiers
- Conflits des versions
- Temps perdu à rechercher
- Complexité dans la gestion des accès
- Risque de perte de données et de sécurité
- Gestion de l'archivage inexistante
- Travail collaboratif impossible
Pourquoi remplacer le serveur de fichiers par GoFAST Digital Workplace GED ?
- Zéro doublon, zéro pièce-jointe, zéro erreur de version
- Collaboration et coédition bureautique en temps réel
- Fin des "silos d'information" pour éviter le burn-out
- Mobilité et télétravail bien plus efficace et plus simple
- Sécurité des accès (RGPD) et face aux ransomwares
Points clefs à prendre en compte avant de faire son choix
- Compatibilité avec le SI et intégration
- Ressources nécessaires pour la gestion du changement
- Interface intuitive pour une expérience utilisateur optimale
- Possibilité de migration des données
- Sécurité: la gestion des droits d'accès, les audits de sécurité et la conformité RGPD.
- Pérennité et fiabilité des technologies
- Type de licence (Open Source) et modèle tarifaire
Étapes pour passer du serveur de fichiers à GoFAST...
1ère approche, simple et efficace :
- Communiquer sur le projet auprès des métiers
- Créer les Espaces Collaboratifs selon l'arborescence du serveur de fichiers
- Migrer les documents et passer en lecture seule le serveur de fichiers
- Donner accès en "lecteur réseau" (ex. explorateur Windows) pour conserver les habitudes
- Organiser l'accompagnement Direction par Direction (ateliers, formations...)
- Analyser les KPI et diagnostiquer la gestion changement
2e approche,
- Auditer le serveur de fichiers (volumétries, doublons, arborescence, accès...)
- Communiquer sur le projet auprès des métiers
- Définir les objectifs et cas d'usages avec les métiers (Ateliers)
- Accepter des compromis et éviter un projet impossible à mener
- Identifier les fichiers à migrer ou pas (définir les règles et faire le ménage)
- Former les utilisateurs référents
- Réaliser la migration par Direction et par projet transversal
- Analyser les KPI et diagnostiquer la gestion changement
Dans les 2 approches, il est opportun de solliciter l'éditeur CEO-Vision pour bénéficier des conseils et retours d’expériences. Il est aussi important de partager les succès des uns pour motiver les autres !
REX Mairie de Rillieux-la-Pape